Een holistische ERP-software wordt steeds belangrijker voor het MKB in de bouw. We laten je zien wat echt belangrijk is bij het kiezen van ERP.

Veel kleine en middelgrote bouwbedrijven staan voor de grote taak om hun eigen processen te digitaliseren en zo belangrijke stappen naar de toekomst te zetten. Om op de lange termijn op de markt te kunnen overleven, is moderne ERP-software onvermijdelijk.

We laten u zien wat belangrijk is bij het selecteren van de juiste ERP-software voor het MKB in de bouw en welke voordelen hiermee behaald kunnen worden. Vooraf kijken we naar de algemene werking van ERP-software om beter te begrijpen hoe de individuele multiwaarden precies tot stand komen. 

Definitie: Wat is ERP-software?

ERP staat voor de Engelse term “enterprise resource planning”. Het gaat om de ondernemende taak om de beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten. Afval moet worden vermeden zonder knelpunten in de bedrijfsvoering. 

In dit verband zijn middelen alle middelen waarover het bedrijf beschikt. Naast de te verwerken goederen verwijst het ook naar personeel, onroerend goed, machines, vloot en alle andere middelen die het bedrijf kan vervreemden om zijn eigen zakelijke doeleinden te vervullen. 

Alle processen moeten op het juiste moment met de juiste middelen zijn uitgerust. Omdat bedrijven talloze processen hebben, waarvan sommige parallel aan elkaar lopen, is centrale planning, controle en monitoring van al deze processen een bijna onmogelijke taak. 

Hier speelt ERP-software een rol. Deze brengen alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en combineren de gegevens in een centrale database. Alle afdelingen en actoren in het bedrijf hebben er dan toegang toe en zitten dus altijd op hetzelfde kennisniveau. 

ERP software voor de bouw

Informatie kan sneller worden gedeeld en fouten als gevolg van dubbele invoer of onjuiste handmatige transmissie worden volledig vermeden. Hiervoor wordt een ERP-software opgebouwd uit modules. Elk van deze modules heeft betrekking op een specifieke rol in het bedrijf. 

Naast modules voor boekhouding, human resources management of document management zijn modules voor warehouse management, logistiek, productie of projectmanagement ook te vinden in een ERP software. De respectievelijke modules zijn verbonden via de centrale database en maken zo afdelingsoverstijgende processen mogelijk. 

ERP-software moet passen bij uw eigen bedrijf

Niet elk bedrijf heeft elk van deze modules nodig. Afhankelijk van de eisen stelt een bedrijf de juiste ERP-software samen om zijn eigen processen in kaart te brengen. In de loop der jaren hebben veel ERP-leveranciers zich gespecialiseerd in specifieke industrieën en bedrijfsgroottes en hun softwareoplossingen aangepast aan hun behoeften.

Op deze manier biedt de ERP-markt ook oplossingen voor kleine en middelgrote bouwbedrijven, die al veel belangrijke functies in hun standaardversies met zich meebrengen. Ook rijst de vraag of de ERP-software in zijn geheel wordt overgenomen van de provider en geïmplementeerd op de interne servers of dat u liever vertrouwt op een oplossing uit de cloud. Beide varianten hebben hun eigen voor- en nadelen. 

Laten we eens kijken naar de eisen die bedrijven in de bouwsector stellen aan ERP-software en kijken naar enkele voorbeeldige functies die bijzonder belangrijk zijn. 

Bouwplanning met ERP-software

Aan het begin van elk bouwproject is er een uitgebreide bouwplanning, waarin alle benodigde middelen moeten worden bepaald. Dit resulteert ook in de kostenplanning voor het gehele bouwproject. ERP-software maakt eenvoudige en snelle vraagplanning mogelijk en geeft direct weer welke resources beschikbaar zijn voor het geplande project en wanneer. 

De koppeling van het magazijnbeheer laat direct zien welke materialen er nog in het magazijn aanwezig zijn, welke opnieuw besteld moeten worden en wanneer ze waarschijnlijk aankomen. Dit maakt het ook eenvoudiger om logistiek te beheren en materialen kunnen direct op de bouwplaats worden afgeleverd.

De aansluiting op de module personeelsmanagement kan ook bepalen welke medewerkers beschikbaar zijn voor het betreffende bouwproject en of er mogelijk een extra behoefte zou ontstaan als gevolg van het nieuwe project. 

Mobiele versie van ERP-software

De communicatie tussen de bouwplaats en de administratie is van fundamenteel belang voor bouwbedrijven. Met een mobiele versie van de ERP-software kunnen medewerkers op de bouwplaats de procesvoortgang registreren, werktijden invoeren of materialen opnieuw bestellen. 

Dit vergemakkelijkt de communicatie en maakt processen transparanter. Op deze manier kan enorm veel tijd en uiteindelijk geld worden bespaard. De belangrijkste KPI’s kunnen direct op de bouwplaats en ook in de administratie worden bijgehouden en in beeld worden gehouden. 

Als het eens een processtap is, omdat een leverancier bijvoorbeeld niet op tijd kan leveren, weten alle actoren het direct en kunnen ze zich momenteel wijden aan andere openstaande taken. 

Gebouwinformatiemodellering (BIM)

Building Information Modelling, kortom BIM, wordt ook steeds belangrijker op bouwplaatsen. Deze technologie maakt coördinatie en communicatie op bouwplaatsen tussen alle belanghebbenden mogelijk. Hiervoor wordt een 3D-model van het bouwobject gemaakt en voorzien van alle beschikbare informatie van alle actoren. 

Hierdoor kunnen alle partijen zien welk proces momenteel aan de gang is, welke secties al zijn afgerond en welke stappen nog moeten worden gezet. Dit vereenvoudigt de communicatie op de bouwplaats en helpt bij een gestructureerde coördinatie tussen alle actoren. 

Opslagruimtes op de bouwplaats zijn bijvoorbeeld vaak beperkt. Dankzij het BIM-model kunnen alle actoren zien wanneer welke levering wordt verwacht en welke processtap wanneer wordt voltooid, zodat oppervlakken weer vrij komen. 

De gegevens voor het 3D-model kunnen automatisch worden geladen met een BIM door middel van een interface naar de eigen ERP-software. Dit voorkomt handmatige invoer en maakt processen nog efficiënter. Bovendien vereisen veel bouwmanagers tegenwoordig het gebruik van deze technologie al in het aanbestedingsproces.